進捗会議用資料の作成時間が消滅。KibelaとAIで実現させた劇的な変化。
左：取締役CTO兼CPO 多田圭佑 様
右：代表取締役 友巻憲史郎 様
「AIを導入して仕事を効率的にしたい。でも、結局何から手をつければいいかわからない……」 そんな悩みを抱える企業が多い中、インバウンド事業や旅行計画アプリを展開するホリデー株式会社では、社員全員が日報や議事録をスイスイ書き、それをAIがまとめ上げて週次レポートに変える理想的なサイクルを実現しています。
その裏には、多機能なツールよりも”迷わず、誰でも書けるシンプルさ”を追求したKibela（キベラ）の活用があります。同社の代表取締役 友巻憲史郎さんと、取締役CTO兼CPOの多田圭佑さんに、AI時代の情報共有において、なぜKibelaが正解だったのかを伺いました。
まずは会社の紹介をお願いします。
友巻：”いつもの休日を楽しみに”という世界を目指して、”おでかけ・旅行する機会を増やす”という課題に取り組んでいる会社です。自社サービスとして旅行計画サービス「Holiday」、トラベル事業としてインバウンド向けツアーの企画販売の「Holiday travel」などを手掛けています。関わっているスタッフも多く、開発職ではない人がほとんどの構成です。
AI活用の第一歩は「みんなが情報を残すこと」から
——ホリデー社では現在、AIを使って非常に便利なレポートを作成されているそうですね。
多田： はい。毎週の進捗会議のために、AIが社内の情報を読み込んで、1枚のレポートとしてKibelaに投稿してくれる仕組みを運用しています。
友巻： これが本当に便利なんです。以前は関係者に週次レポートを作成する手間がかかり、一方で人によるばらつきがあるために不十分な側面もありました。結局各チームが何をしているか知るために、あちこちの会議に出たり、色々な議事録を読み漁る必要がありました。でも今は、日々更新されるAIが作ったレポートを月曜の朝に見るだけで、事業の全体像や各プロジェクトの進捗が過不足なく把握できます。
多田： この便利な仕組みを動かしているのは、AI技術の進展もありますが、メンバーが日々Kibelaに残してくれる情報なんです。どんなに賢いAIでも、元になる文章がなければ何もできません。AIを活かすコツは、難しいプログラミングではなく、”いかに全員が、気楽に情報を残せる環境を作るか”、これに尽きます。
他ツールも検討したけれど、やっぱり「Kibela」だった理由
——ドキュメントツールといえば最近はNotionなど様々なツールをご利用されている企業もいらっしゃいますが、なぜKibelaなのでしょうか？
多田： 実は、友巻の意向で、流行りの多機能な海外ツールへの移行を真剣に検討し、テスト運用までしたことがあります。でも、最終的に”やっぱりホリデーにはKibelaだ”と判断しました。
最大の理由は迷わなさです。検討していたツールは自由度が高い分、どこに書けばいいか、どうレイアウトすればいいかを考える手間が発生します。データベースが出来たりする複雑さもあります。でもKibelaは、ブログのようにタイトルを書いて、本文を書くだけ。この"考えなくていい”というシンプルさが、忙しい現場にとっては一番の味方なんです。
友巻： 実はそうなんです（笑）、流行っている海外ツールを使った方が…ということも感じて、置き換えることも検討しました。ただ特に実務で忙しいメンバーにとって、多機能すぎるツールはマイナスの側面もあります。情報を残すことが目的なのに、ツールの使い方で悩んでしまうのはもったいない。Kibelaは誰でもすぐに使いこなせるからこそ、誰でも気軽に書けてあらゆる場所から自然と情報が集まってくるんです。
外部ツールの情報も集約。AIがKibelaにレポートとしてまとめあげる
——AIはどのようなデータを読み込んでいるのですか？
多田： ここが私たちの仕組みの面白いところで、Kibelaの中にある日報や議事録などだけでなく、外部ツールに残っている情報も組み合わせて活用しています。 具体的には、GitHub(*)の作業記録や、Googleスプレッドシートで管理しているKPIなどの数値情報です。
(*)開発者が使うツールの名称
友巻： AIがそれらの外にある情報とKibela内の情報をガッチャンコして、最終的に週間レポートとしてKibelaの記事を自動投稿してくれるんです。
多田： あちこちのツールを使い分ける必要はなく、Kibelaさえ見れば、必要十分な事業の状況がわかる、という状態を作っています。外部ツールの専門的な記録も、AIが分かりやすく噛み砕いてKibela上で教えてくれる。この集約感と通訳があるからこそ、全員が情報を見落とすことがなくなりました。
Kibelaに投稿される自動生成週刊レポートの一部
「情報のノイズ」を減らし、大事なことだけに集中する
——AIによる週刊レポートで得られる副次的効果はありますか？
友巻： 普通、共有ツールに情報が増えると、どれを読めばいいのかと迷う時間が増えてしまいます。経営者としては、実務を持つ社員の時間の使い方にはすごく気を使っています。
でも、このAIレポートがあれば、事業の進捗や誰が何に取り組んでいるかが、その1枚を見るだけで済みます。 膨大な情報の中から大事なことだけが凝縮されているので「これだけを見て」と伝えられ、自分の仕事や周りとのコミュニケーションに集中できる。
メンバー人数×一人当たりの削減時間を考えればすごく大きな効果です。
「書けば役に立つ」から、日報が当たり前の習慣になった
多田： 「綺麗に書かなくていい、箇条書きでもいいから、とにかくKibelaに！」と言える。書く側も楽だから続けられる。今では、誰にも言われるまでもなく、当然のこととして日報を書くこと、議事録なども含めてみんなが自然とKibelaに書き込むのが当たり前の習慣になっています。
友巻： 自分の書いた一行が、即座に会社全体へのレポートとして役に立っていることが目に見える。そうなると、書き手も「自分の発信には意味があるんだ」と実感できますよね。
Kibelaなしの運営は、もう考えられない
——これから情報共有を強化したいと考えている方へメッセージをお願いします。
友巻： 情報共有に悩んでいるなら、まずは書くハードルを極限まで下げるべきです。Kibelaならそれが可能です。とにかく書けば自分のメモがレポートに反映されて意味を見いだせる。AIという強力なパートナーを活かすためにも、まずはKibelaで情報を積み上げる。このレポートなしの運営は、もう想像できません。
多田： ツールを使いこなそうとするのではなく、一番シンプルなツールで、全員がメモを残す。その積み重ねが、AIという強力な武器を得たときに、どんな会社にも大きく貢献してくれるはずです。
「続けやすさ」。ホリデー社の事例は、一見地道に見える「日々の記録」が、難しく考えがちなAIを活用する近道であることを教えてくれました。ひとたびメモをすれば外部ツールとKibelaをAIでつなぎ、みんなの活動をレポートに昇華させ、良いサイクルが回りだす。人間がやるべきことはシンプルに、複雑で面倒なことはAIに。ヒトとAIの棲み分け、新しい仕事のスタイルのヒントになるのではないでしょうか。
Kibelaでは、企業様に合わせたレポートを自動で作成するAIの開発も承っておりますので、是非お声がけください。