Kibelaを見れば誰にでも会社がわかる！を体現したスマートな活用方法とは

ひとことで言うと「買取りを増やすお手伝い」をしています。

主な事業

ウリドキ：売りたい人とプロの査定士を繋ぐマッチングプラットフォーム
ウリドキプラス：買取事業者の集客メディア

架け橋となっているのはC2Bです。このプロダクトを通じてリサイクルショップ、質屋といったリユース事業者様の集客、買取を増やすお手伝いをしています。

越境ECの事業者とも連携を進め、海外との取引も強化しています。海外では日本のリユース品の評価が高く、そういった高く売れる市場では、リユース事業者がよりユーザからも高く買い取ることができます。日本のリユース市場は37兆円ほど見込まれており、現在は年間7兆円リユース品が生まれている状況です。その中で、越境ECを掛け合わせると、1.4-1.5倍ほど高く売れるので、海外市場に出ると、プラス20兆円ほど日本の資産、外貨が増えることになります。

少子高齢化で生産性が問題視されている日本で、遊休資産として埋もれているものを利活用し、より豊かな日本を作っていこうと力を入れています。取扱い商材として、これまでは本、ゲーム、CD、DVDといったメディア系商材が多かったですが、今後はブランド品、楽器など嗜好性の高い高単価商材への支援を強化していきます。※くわしくは、Forbesでの木暮代表の記事にて

情報共有に関する課題は２つありました。

１つ目は、スタートアップでスタッフもどんどん増える中、部署間で壁があり、横断的なコミュニケーションを円滑にしたい。２つ目は、これまでどういった流れでウリドキが積みあがってきたのか見えない状態で、社内ナレッジを見える化したい。

Kibelaを熟知したスタッフから、これらの課題ならKibelaで解決できるのではないかと提案があり、Evernoteなど他のツールとも比較した結果、Kibelaを導入することに決めました。

当初、開発、コンテンツマーケティング、営業の3部門で30名ほどでした。その中で、Kibelaの導入をリードするスタッフが明確化されていました。ウリドキが今どのポジションで、今後どうなっていくのか、という事業目線でどういった情報をどういった形で蓄積、更新していくのかを逆算し、まずはそのためのルール作り、グループやフォルダの設定などを一気に行いました。

事業会社ですので、基本的にはプロジェクトベースで動いているという視点と、組織目線で部署ごとの情報管理という視点を総合して構成しています。それが功を奏し、数年経った今もそのルールでみんなが自主的に活用する流れが定着しています。

Kibela運用ルール・使い方

プロジェクトはありつつも、営業とエンジニアの書き方は違うので、部署別のフォルダは必要で、それぞれの部門の書き方も存在します。議事録は全てKibelaに記録しています。社内ルールも、ここを見てばわかる、という状態に整理し、まとめています。

タイトルの付け方は、厳密には決めていませんが、例えば朝会なら「日付_朝会_タイトル」といった形で自主的にまとめられています。週次で朝会があり、部門別にKibelaに報告を書いて、そのままプレゼン、ディスカッションをしています。エンジニアはプロジェクトベースで情報をまとめています。例えば機能改善をする際、まずマスタードキュメントを作成し、そこに課題、議事録、結果と対策をまとめています。

また、社内全体で使っているツールは、Kibela、Slack、Trelloで、社内フローと共にうまく使い分けされています。蓄積して共有、更新していく情報は、Google Driveなどには分散せず、全てKibelaに統一しています。社内コミュニケーション（フロー情報）はSlackで、そこから蓄積すべき情報（ストック情報）をKibelaにナレッジとしてまとめ、さらにタスク化された進捗管理をTrelloで行っています。この３つはうまく回っていて、かならずどこかに双方のリンクがはってあり、情報連携できる状態になっています。ですので、日報はSlackに流すようにしています。

ちょっと面白い入社オンボーディングの使い方として、入社2週間ほど経つと、朝会で2分間自己紹介をすることになっています。紹介スライドを2枚使って2分以内でプレゼンをして、それを動画化してKibelaにスタッフ紹介コンテンツとして蓄積しています。新しく入社したスタッフは、これを見れば顔と声も分かるので、どういう人がいるのかすぐ理解できます。これらを総合すると、Kibelaを見れば、会社のことが理解できる状態になっています。

実は、強制したわけではありませんが、マネージャー陣は、個人でもKibelaのアカウントを持っています。マネージャーとしての振り返りの「Good」「Bad」を残していて、そこが「壁打ち」の場になっています。通常は自分しか見ませんが、マネージャー同士のコミュニケーションの際、Kibelaのページをピックアップして外部共有URLで課題や考え方を共有し合っています。

グループ・フォルダ

グループは、部署グループ、全体グループ、サービス別グループで分けています。フォルダは、グループに沿って朝会議事録、クライアントへの提案、営業業務管理など、グループに合った形でそれぞれ形成されています。トップフォルダを最小限にし、無駄に散らからないようにしています。フォルダごとに、INDEXや見るべき情報を最上部にピン止めして誰でもすぐアクセスできるよう工夫しています。

情報の探し方

案件ごとにINDEXとしてマスタードキュメントがあり、そこから目的の記事にアクセスしたり、Kibelaを検索したりしています。SlackにWebhookで通知もしていますが、直接相手をメンションしてKibelaのURLを共有することも多いです。「これを見ておいてください」「この件どう思いますか」などダイレクトにコミュニケーションする流れでKibela上のナレッジを活用しています。

投稿へレスポンス

みんな「いいね」で反応しています。例えば、「イベントレポート」などの場合、「これを見ておいてください」「この件どう思いますか」など、感想や意見などはコメントでディスカッションしています。

特に、議事録のまとめ、ルールや手順のマニュアルのKibela化は、おおいに役立っています。Kibela化により、「これを見ておいてください」で済むようになったので、入社オンボーディングやバックオフィスの負担はかなり軽減されました。トップページのタイムラインに部署やチームを横断した情報が流れてくるので、他で何をやっているのかも見えるようになってきました。